los actos y documentos sujetos a registro no
producirán efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de inscripción”.
De otra parte, es claro a todas luces que el o los representantes legales de la sociedad que
durante el trascurso del tiempo no cumplieron con la obligación de inscribir el libro de actas
en el registro mercantil, así como de asentar las actas de las reuniones del órgano social en
el referido libro, podrían ser sujetos de la imposición de sanciones al haber incumplido las
normas legales y por ende sus deberes como administradores consagrados en el artículo
23 de la Ley 222 de 1995
ACTAS – REGISTRO DEL LIBRO DE ACTAS DE JUNTA DE SOCIOS –
DEBERES DEL REPRESENTANTE LEGAL
OFICIO SUPERSOCIEDADES 220-143610 DEL 6 DE JUNIO DE 2022
ACTAS – REGISTRO DEL LIBRO DE ACTAS DE JUNTA DE SOCIOS –
DEBERES DEL REPRESENTANTE LEGAL
Me refiero a sus comunicaciones radicadas en esta entidad con los números de la
referencia, por medio de las cuales, en relación con una sociedad de responsabilidad
limitada, plantea las siguientes inquietudes:
“PRIMERO: En una sociedad limitada constituida hace treinta y tres (33) años en la
que nunca se registró y/o se inscribió el libro de juntas de socios o del máximo órgano
de la sociedad. Las preguntas son:
a. ¿al no estar sentadas las actas de junta de socios de esos 33 años en el libro
respectivo, estas actas de junta de socios son oponibles a terceros y a los socios de
la compañía?
b. ¿el no estar sentadas las actas de junta de socios en el respectivo libro es esa una
presunción en contra del comerciante que las pretenda hacer valer?
c. ¿Qué valor probatorio y legal tienen esas actas de junta de socios que no fueron
sentadas en libro respectivo?
d. ¿qué sanción hay contra el comerciante o representante legal que pretenda hacer
valer tales actas de junta de socios (las que no se sentaron en libro por 33 años)? e.
¿la sociedad limitada que no inscribió el libro de junta de socios por más de 30 años
está sujeta a alguna sanción?
SEGUNDO: Hace costumbre legal y es costumbre debidamente certificada, lo
siguiente:
a. ¿Que el representante legal de una sociedad limitada elabore el acta de junta de
socios en cada año durante 33 años y que las suscriba el mismo o alguien que él
haya designado?
b. ¿Que el representante legal de una sociedad limitada afirme que no necesita
convocar, ni citar a nadie y que él puede elaborar las actas de junta de socios como
le parezca?
c. ¿El representante legal de una sociedad limitada puede elaborar un acta de junta
de socios, sin convocar a los socios y sin que estén presentes en una supuesta
reunión del máximo órgano de la sociedad y allí transformar la sociedad limitada a
SAS y afirmar en el texto del acta que un socio que no estuvo presente, ni fue
convocado cedió a título gratuito sus acciones o derechos societarios en la sociedad
transformada a S.A.S.?
d. ¿En el caso del literal anterior a que sanciones comerciales y legales está expuesto
el representante legal de una compañía que actué de la forma citada antes?
TERCERO: ¿La ley contempla alguna sanción para las sociedades que inscriban un
objeto social diferente al que realmente realiza dicha sociedad?
CUARTO: ¿Las Cámaras de Comercio tienen el deber de verificar si la actividad que
está registrando una sociedad corresponde en realidad a la actividad que desarrolla
y de ser así, le solicito que por favor me indique a qué tipo de sanciones estaría
comprometida la sociedad y la misma Cámara de Comercio?
QUINTO: ¿Las Cámaras de Comercio tienen el deber de verificar si la actividad que
está registrado en su objeto social es el mismo que aparece en el CIIU?
SEXTO: Le solicito que en el concepto emitido se me indique toda la normatividad
y/o jurisprudencia al respecto, la cual sirva de sustento jurídico a la respuesta a esta
petición.
SÉPTIMO: Le solicito dar respuesta punto por punto a la presente petición
consultiva”.
Sobre el particular, me permito manifestarle que en atención al derecho de petición en la
modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos
14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el
artículo 11, numeral 2 del Decreto 1736 de 2020 y el artículo 2 (numeral 2.3) de la
Resolución 100-000041 del 2021 de esta Entidad, emite conceptos de carácter general y
abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden
particular ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar
consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad
determinada.
En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes,
no comprometen la responsabilidad de la Entidad, no constituyen prejuzgamiento, y
tampoco pueden condicionar ni comprometer el ejercicio de sus competencias judiciales o
administrativas en una situación de carácter particular y concreta.
Con el alcance indicado, se procede a estudiar sus inquietudes, previa la realización de las
siguientes anotaciones: i) el caso al que se refieren sus interrogantes es particular, por lo
que esta entidad no se referirá concretamente al mismo y, en consecuencia, las respuestas
que en este escrito se emitan se realizarán en términos generales y abstractos, más no
referidas a las situaciones particulares planteadas en su consulta y, ii) dado que la mayoría
de los interrogantes presentados guardan estrecha relación, estos serán absueltos en un
mismo contexto, previas las siguientes consideraciones:
Partimos de la base de que el eje central del asunto que nos ocupa son los libros de
comercio, particularmente el libro de registro de actas de junta de socios. Sobre el tema de
los libros de comercio, la Superintendencia de Sociedades1 ha señalado lo siguiente:
“(…)
Ahora bien, el contexto de las normas indicadas conduce al comúnmente referenciado, en
la doctrina y jurisprudencia, concepto de “libros y papeles del comerciante”, con el propósito
de determinar el contenido y alcance de la garantía constitucional y legal de la reserva que
les asiste.
Para tal cometido, es preciso remitirse al artículo 49 del Código de Comercio, el cual
establece que cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales
los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo
entendimiento de aquellos.
El Consejo de Estado, Sala de lo contencioso Administrativo, Sección Cuarta, abril 30 de
1998, C.P. Dr. Daniel Manrique Guzmán, sobre el concepto de libros de comercio enseña:
“A propósito de lo anterior, la Sala también considera útil precisar lo que ha de
entenderse por libro de comercio en general y por libro de contabilidad en particular.
“Al efecto no resulta ocioso traer a colación la definición que de libro trae el
Diccionario de la Lengua Española, esto es, el “conjunto de muchas hojas de papel,
vitela, etc., ordinariamente impresas, que se han cosido o encuadernado juntas con
cubierta de papel, cartón, pergamino u otra piel, etc., y que forman un volumen”. Tal
concepto había sido recogido por nuestra legislación, con el aditamento de que
debían mantenerse “forrados y foliados”.
En buena hora el anterior criterio ha sido revaluado para ser ampliado y comprender
en él todos los progresos que la tecnología ha puesto al servicio de los actores u
operadores de los procesos económicos (Cfr. D. 2649/93, art. 128)
“De lo anterior se deduce, de suyo y necesariamente, que el concepto de libro de
comercio en general y de libro de contabilidad en particular, ostenta un carácter
bastante amplio y comprende, tanto el concepto tradicional de haz de hojas como
también los citados cintas magnetofónicas, video tapes, microfichas, disquetes y
demás documentos que, como ya se dijo, los adelantos tecnológicos han puesto al
servicio de los procesos económicos y que pueden ser autorizados por vía de
reglamento (art. 2035 C. Co.).
Este concepto amplio de libro ha de tenerse en cuenta cuando quiera que deba
calificarse el cumplimiento de la obligación legal de llevar la contabilidad.” Así mismo,
1 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficina Asesora Jurídica. Oficio 220-202471 (4 de diciembre de 2018). Asunto: RESERVA DE LOS DATOS CONTENIDO EN EL LIBRO DE REGISTRO DE ACCIONISTAS. Disponible en:
https://www.supersociedades.gov.co/nuestra entidad/normatividad/conceptos jurídicos
visto a la luz de los nuevos desarrollos normativos, el profesor Narváez García ha
señalado: “La añeja expresión libros de comercio (art. 49 C. de Co.) comprende no
sólo los de contabilidad sino también otros que la ley determina como obligatorios,
verbigracia, los de registro de acciones (arts. 195, 209 y 406 del Código), de actas
de asambleas generales de accionistas o juntas de socios, de juntas directivas de
sociedades y de registro de socios de las compañías de responsabilidad limitada.
(…)”1 (s.f.t.)
(…)”.
Ahora bien, conforme a lo consagrado en el numeral 2 del artículo 19 del Código de
Comercio, es obligación del comerciante: «Inscribir en el registro mercantil todos los actos,
libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad». Por su parte, el
numeral 4 del citado artículo dispone que es obligación: «Conservar, con arreglo a la ley, la
correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades». Por
último, el numeral 7 del artículo 28 de la misma obra señala que es necesario inscribir en el
registro mercantil: “Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de
asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles”.
Tenemos que el fin esencial del libro de actas de junta de socios es el de servir de
instrumento para que las autoridades administrativas, judiciales, los órganos de dirección
de la sociedad, llámense junta directiva o representante legal, así como los socios, puedan
tener pleno conocimiento de las decisiones que en un momento determinado se tomaron
por el máximo órgano social.2
Las actas de junta de socios son el documento donde debe consignarse todo lo sucedido
en una reunión del máximo órgano social, valga decir, entre otras, las intervenciones de los
asociados, las proposiciones adoptadas, las decisiones tomadas, las votaciones realizadas.
El acta como tal es la prueba fehaciente de todo lo ocurrido en las sesiones del citado
órgano.3
Por su parte, en lo referente a la conservación, destrucción, pérdida y reconstrucción de los
libros, esta Entidad4 ha dicho:
2 Es preciso anotar que los actos de inscripción ante la Cámara de Comercio, son actos administrativos toda vez que, si bien tienen su aplicación ante una entidad privada, dichos actos están ligados al pleno ejercicio de una función pública que le ha sido asignada a las cámaras de comercio y, por ende, siguen los lineamientos que al respecto consagra el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Por lo anterior, es claro que los actos de inscripción que se lleven a cabo en la Cámara de Comercio son susceptibles de los recursos pertinentes, el de reposición ante la misma cámara y el de apelación, con base en las nuevas atribuciones que fueron asignadas, ante la Superintendencia de Sociedades.
3 CÓDIGO DE COMERCIO: “ARTÍCULO 189. Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso.
La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.”
4 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-032425 (24 de marzo de 2021). Asunto: Reconstrucción de libro.
De otra parte, en lo atinente con la conservación, destrucción, pérdida y reconstrucción de los libros societarios, debemos recurrir al Decreto 2270 del 13 de diciembre de 2019, Anexo 6, Título III, artículos 17 y 18 que a la letra señalan:
“ARTÍCULO. 17. CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LOS LIBROS. Los entes
económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de
actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de
contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Los libros y
papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años
contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo
utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en
cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción
exacta.
Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente
se encuentren obligadas a conservar esta información.
Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.
El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por
el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de
liquidación.
ARTÍCULO 18. PÉRDIDA Y RECONSTRUCCIÓN DE LOS LIBROS. El ente
económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío o
destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de
exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban
registrados, si fuere el caso.
Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes
a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de
contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados,
informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.
Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad,
el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los
hechos para elaborar los respectivos estados financieros.
Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de
copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota
de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición.”. Es preciso tener en cuenta
que la conservación de los libros por parte del liquidador por el término de cinco (5)
años contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación, va aparejado
con lo dispuesto en el artículo 256 del Código de Comercio, donde se consagra que
las acciones de los asociados y de terceros contra los liquidadores prescribirán en
cinco años a partir de la fecha de la aprobación de la cuenta final de liquidación”.
(…)”.
Complementando la normatividad que rige a los libros de comercio, la Superintendencia de
Sociedades se ha pronunciado también de la siguiente manera 5 :
“(…)”
“Para el efecto, se procede a relacionar las normas que determinan el cumplimiento
de la obligación de llevar libro de actas de los órganos sociales y de registro de
socios, (…):
CÓDIGO DE COMERCIO:
ARTÍCULO 195. INSCRIPCIÓN DE REUNIONES EN LIBRO DE ACTAS Y
ACCIONES. La sociedad llevará un libro, debidamente registrado, en el que se
anotarán por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la
junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el
secretario de la asamblea o de la junta de socios.
Así mismo, las sociedades por acciones tendrán un libro debidamente registrado para
inscribir las acciones; en él anotarán también los títulos expedidos, con indicación de
su número y fecha de inscripción; la enajenación o traspaso de acciones, embargos
y demandas judiciales que se relacionen con ellas, las prendas y demás gravámenes
o limitaciones de dominio, si fueren nominativas.
“ARTÍCULO 28. PERSONAS, ACTOS Y DOCUMENTOS QUE DEBEN
INSCRIBIRSE EN EL REGISTRO MERCANTIL. Deberán inscribirse en el registro
mercantil:
7). Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de
asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades
mercantiles; (…)”
El numeral 7 del artículo 28 del Código de comercio, fue modificado por el artículo
175 del Decreto 019 de 2012, en los siguientes términos: “Registro de libros de
comercio. “7. Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de
asamblea y junta de socios”
5 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-081920
(23 de julio de 2019). Asunto: Libros de Comercio.
De esta norma se infiere con claridad que los libros de actas de asamblea y de junta
de socios, así como los de registro de socios y de accionistas, son los que están
sujetos a registro.
(…)”.
Ubicados en el amplio escenario anterior, este Despacho procede a responder sus
inquietudes de la siguiente forma:
“PRIMERO: En una sociedad limitada constituida hace treinta y tres (33) años en la
nunca se registró y/o se inscribió el libro de juntas de socios o del máximo órgano de
la sociedad. Las preguntas son: a. ¿al no estar sentadas las actas de junta de socios
de esos 33 años en el libro respectivo, estas actas de junta de socios son oponibles
a terceros y a los socios de la compañía? b. ¿el no estar sentadas las actas de junta
de socios en el respectivo libro es esa una presunción en contra del comerciante que
las pretenda hacer valer? c. ¿Qué valor probatorio y legal tienen esas actas de junta
de socios que no fueron sentadas en libro respectivo? d. ¿qué sanción hay contra el
comerciante o representante legal que pretenda hacer valer tales actas de junta de
socios (las que no se sentaron en libro por 33 años)? e. ¿la sociedad limitada que no
inscribió el libro de junta de socios por más de 30 años está sujeta a alguna sanción?”
En primer lugar, es preciso señalar que en las inquietudes se vislumbran, en principio, dos
irregularidades que desconocen las normas legales, por una parte, que el libro de actas de
junta de socios de una sociedad no fue inscrito en el registro mercantil y, por la otra, que en
el referido libro no fueron asentadas las actas correspondientes a las reuniones del máximo
órgano social.
Frente a lo señalado, estamos en presencia de una abierta violación de las normas legales
que expresamente consagran la obligación de inscribir en el registro mercantil los libros de
actas, llámese asamblea general de accionistas o junta de socios (artículo 28, numeral 7 del
Código de Comercio) y la de asentar las actas en el libro respectivo (artículo 195 ibídem y
artículo 175 del Decreto 019 de 2012).
Sentado lo anterior, es preciso referirnos a la publicidad y a la oponibilidad del registro. El
registro mercantil indudablemente busca dar plena publicidad a lo allí consignado, y
respecto de la oponibilidad es preciso recordar que a la luz de lo dispuesto en el numeral 4
del artículo 29 del Código de Comercio: “(…) los actos y documentos sujetos a registro no
producirán efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de inscripción”.
De otra parte, es claro a todas luces que el o los representantes legales de la sociedad que
durante el trascurso del tiempo no cumplieron con la obligación de inscribir el libro de actas
en el registro mercantil, así como de asentar las actas de las reuniones del órgano social en
el referido libro, podrían ser sujetos de la imposición de sanciones al haber incumplido las
normas legales y por ende sus deberes como administradores consagrados en el artículo
23 de la Ley 222 de 1995. Sobre el particular, se pone de presente que frente a sociedades
supervisadas por la Superintendencia de Sociedades, ésta podrá imponer sanciones o
multas, sucesivas o no, hasta de doscientos salarios mínimos legales mensuales, cualquiera
sea el caso, a quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos.6
Del mismo modo, y sin perjuicio de las posibles sanciones penales que tipifiquen la conducta
del administrador, si el incumplimiento normativo señalado generó perjuicios por dolo o
culpa para la sociedad, los socios o los terceros, los administradores deberán responder de
forma solidaria e ilimitada por los mismos, a la luz de lo establecido en el artículo 200 del
Código de Comercio.
Respecto del valor probatorio de las actas que no fueron registradas en el correspondiente
libro, le corresponderá al Juez resolver lo pertinente en cada caso particular.
Sin perjuicio de los expuesto hasta ahora y para finalizar, no sobra afirmar que, de no existir
libro de actas, ello no impide la construcción del mismo.
“SEGUNDO: Hace costumbre legal y es costumbre debidamente certificada, lo
siguiente: a. ¿Que el representante legal de una sociedad limitada elabore el acta de
junta de socios en cada año durante 33 años y que las suscriba el mismo o alguien
que él haya designado? b. ¿Que el representante legal de una sociedad limitada
afirme que no necesita convocar, ni citar a nadie y que él puede elaborar las actas
de junta de socios como le parezca? c. ¿El representante legal de una sociedad
limitada puede elaborar un acta de junta de socios, sin convocar a los socios y sin
que estén presentes en una supuesta reunión del máximo órgano de la sociedad y
allí transformar la sociedad limitada a SAS y afirmar en el texto del acta que un socio
que no estuvo presente, ni fue convocado cedió a título gratuito sus acciones o
derechos societarios en la sociedad transformada a S.A.S.? d. ¿En el caso del literal
anterior a que sanciones comerciales y legales está expuesto el representante legal
de una compañía que actué de la forma citada antes?”
Los asociados de una compañía, independientemente del tipo societario adoptado,
conforme a lo establecido en el artículo 1817 del Código de Comercio, deben
necesariamente reunirse por lo menos una vez al año en la fecha que previamente se haya
establecido en los estatutos de la sociedad.
Ahora bien, el máximo órgano de una sociedad puede ser convocado a reuniones por el
representante legal, por el revisor fiscal o por la entidad oficial que ejerza control sobre la
sociedad. Igualmente, el órgano social puede sesionar sin previa convocación, cuando se
encuentre representada la totalidad de los asociados (181 y 182 del Código de Comercio).
6 LEY 222 DE 1995, ARTÍCULO 86, NUMERAL 3.
7 COLOMBIA, PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. CODIGO DE COMERCIO.
Artículo 181: “Reuniones ordinarias y extraordinarias
de la Asamblea o Junta de Socios. Los socios de toda compañía se reunirán en junta de socios o asamblea general ordinaria una vez al año, por lo menos, en la época fijada en los estatutos. Se reunirán también en forma extraordinaria cuando sean convocados por los administradores, por el revisor fiscal o por la entidad oficial que ejerza control permanente sobre la sociedad, en su caso.”
Producto de dichas reuniones debe necesariamente elaborarse el acta pertinente, donde se
consigne todo lo ocurrido en el curso de la sesión, dichas actas deben ser aprobadas en la
misma reunión o por las personas que se designen para tal efecto y firmadas por el
presidente y secretario de la misma.
La copia de dichas actas en los términos del artículo 188 del citado código, “será prueba
suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la
copia o de las actas. A su vez, los administradores no les será admisible prueba de ninguna
clase para establecer hechos que no consten en las actas”.
Es claro entonces que una de las obligaciones del representante legal es convocar a los
asociados para que una vez reunidos con el quorum para deliberar y decidir válidamente,
procedan a realizar la reunión. Las actas, tal y como se ha señalado de ben ser firmadas
por las personas que hayan sido designadas por la Junta de Socios como presidente y
secretario de la reunión (artículo 189 del Código de Comercio).
Ahora, es preciso señalar que cualquier reforma estatutaria, como sería el caso de una
transformación, cambio de domicilio, cambio de razón social, entre otras, es un asunto que
le corresponde decidir al máximo órgano social, de conformidad con las mayorías requeridas
para tales efectos y, por ende, mal puede quien funge en un determinado momento como
representante legal, realizar, motu proprio, cualquier reforma al contrato social.
En lo relativo a las sanciones legales sobre las decisiones tomadas en la junta de socios, se
resalta que las tomadas en contravención a lo prescrito en el artículo 186 del Código de
Comercio8 serán ineficaces; las que se adopten sin el número de votos previstos en los
estatutos o en las leyes, o excediendo los límites del contrato social, serán absolutamente
nulas; y las que no tengan carácter general, conforme a lo previsto en el artículo 1889
, serán inoponibles a los socios ausentes o disidentes.10
Por último, tal y como fue señalado en forma precedente en este escrito, se recuerdan las
sanciones que pueden ser impuestas al representante legal por el incumplimiento de sus
deberes como administrador, así como la responsabilidad solidaría e ilimitada que sobre
éste recae por los perjuicios que por dolo o culpa ocasione a la sociedad, a los socios o a
terceros.
“TERCERO: ¿La ley contempla alguna sanción para las sociedades que inscriban un
objeto social diferente al que realmente realiza dicha sociedad?”
8 CÓDIGO DE COMERCIO, ARTÍCULO 186: “Las reuniones se realizarán en el lugar del dominio social, con sujeción a lo prescrito en las leyes y en los estatutos en cuanto a convocación y quórum. Con excepción de los casos en que la ley o los estatutos exijan una mayoría especial, las reuniones de socios se celebrarán de conformidad con las reglas dadas en los artículos 427 y 429.”
9 CÓDIGO DE COMERCIO, ARTÍCULO 188: “Reunida la junta de socios o asamblea general como se prevé en el Artículo 186, las decisiones que se adopten con el número de votos previsto en los estatutos o en las leyes obligarán a todos los socios, aún a los ausentes o disidentes, siempre que tengan carácter general y que se ajusten a las leyes y a los estatutos.
PARÁGRAFO. El carácter general de las decisiones se entenderá sin perjuicio de los privilegios pactados con sujeción a las leyes y al contrato social.”
10 CÓDIGO DE COMERCIO, ARTÍCULO 190
La sociedad de responsabilidad limitada, conforme a lo consagrado en el artículo 110 del
estatuto mercantil, se constituye por escritura pública publica, en donde debe incluirse, entre
otros, el objeto social que desarrollará el ente jurídico. En efecto, el numeral 4 del referido
artículo expresamente indica:
“4o) El objeto social, esto es, la empresa o negocio de la
sociedad, haciendo una enunciación clara y completa de las actividades principales. Será
ineficaz la estipulación en virtud de la cual el objeto social se extienda a actividades
enunciadas en forma indeterminada o que no tengan una relación directa con aquél;”.
Vemos entonces que las actividades que debe adelantar la sociedad de responsabilidad
limitada, son las que se encuentran contempladas en el objeto social contenido en la
escritura pública de constitución o de reforma, debidamente inscrita en la Cámara de
Comercio correspondiente, y las que estén directamente relacionadas con el referido objeto.
De pretenderse desarrollar unas actividades que desborden la capacidad del objeto social
consignado en los estatutos, se hace necesario, si ese es el querer de los socios, realizar
una reforma estatutaria debidamente aprobada con la mayoría establecida, elevarla a
escritura pública e inscribir la misma en el registro mercantil.
Por último, tal y como fue señalado en forma precedente en este escrito, se recuerdan las
sanciones que pueden ser impuestas al representante legal por el incumplimiento de sus
deberes como administrador, así como la responsabilidad solidaría e ilimitada que sobre
éste recae por los perjuicios que por dolo o culpa ocasione a la sociedad, a los socios o a
terceros.
“CUARTO: ¿Las Cámaras de Comercio tienen el deber de verificar si la actividad que
está registrando una sociedad corresponde en realidad a la actividad que desarrolla
y de ser así, le solicito que por favor me indique a qué tipo de sanciones estaría
comprometida la sociedad y la misma Cámara de Comercio?
Las Cámaras de Comercio no son autoridades de supervisión, son entidades a quienes por
mandato legal le han sido atribuidas funciones específicas, entre las cuales encontramos,
como lo hemos señalado con anterioridad, llevar el registro mercantil, pero no les compete
verificar si las sociedades están desarrollando sus actividades conforme el objeto social que
fue debidamente registrado.
Ahora bien, el desarrollo del objeto social de la compañía le corresponde adelantarlo al
representante legal, siguiendo las directrices de la junta directiva, si la hubiere, y son los
asociados quienes deben estar atentos a que la persona que lleva las riendas de la
compañía, desarrolle a cabalidad las actividades que conforman dicho objeto.
De darse un desvío en el desarrollo de las actividades del objeto social por parte del
representante legal de la compañía, como lo hemos advertido, esta Superintendencia puede
imponer las sanciones ya referidas y, a su vez, el representante legal deberá responder
solidaria e ilimitadamente por los perjuicios que por dolo o culpa ocasione a la sociedad, a
los socios o a terceros.
“QUINTO: ¿Las Cámaras de Comercio tienen el deber de verificar si la actividad que
está registrado en su objeto social es el mismo que aparece en el CIIU?”
El Código CIIU – Clasificación Industrial Internacional Uniforme, fue diseñado directamente
por la Organización de Naciones Unidas y adaptado para Colombia. El Departamento
Nacional de Estadística –DANE, profirió la Resolución No 0549 del 8 de mayo 2020,
introduciendo modificaciones al documento donde están las actividades económicas
adaptadas por el país –CIIU Rev 4, buscando esencialmente clasificar las actividades
económicas de una manera más concreta, con el fin de que los usuarios puedan aplicarla
de forma expedita.
En el mismo sentido de la respuesta dada a la pregunta anterior, es preciso señalar que a
las cámaras de comercio no les compete verificar si las actividades que desarrolla una
sociedad y que fueron registradas, son las mismas que pudieren registrarse en un
determinado código CIIU.
