ESTADOS FINANCIEROS – RECONSTRUCCIÓN DE CONTABILIDAD
CTCP Nº de Radicación 2023-0332 21 de junio de 2023
ESTADOS FINANCIEROS – RECONSTRUCCIÓN DE CONTABILIDAD
“ARTÍCULO 37. ESTADOS FINANCIEROS CERTIFICADOS.
El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados
financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación
consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al
reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.
ARTÍCULO 38. ESTADOS FINANCIEROS DICTAMINADOS.
Son dictaminados aquellos estados financieros certificados que se acompañen de la opinión profesional del
revisor fiscal o, a f alta de éste, del contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad
con las normas de auditoría generalmente aceptadas.
Estos estados deben ser suscritos por dicho profesional, anteponiendo la expresión «ver la opinión adjunta» u
otra similar. El sentido y alcance de su firma será el que se indique en el dictamen correspondiente, que contendrá
como mínimo las manifestaciones exigidas por el reglamento.
Cuando los estados financieros se presenten conjuntamente con el informe de gestión de los administradores, el
revisor fiscal o contador público independiente deberá incluir en su informe su opinión sobre si entre aquéllos y
éstos existe la debida concordancia.”
De acuerdo a los artículos antes citados y las consideraciones detalladas dentro de la consulta, los estados
financieros para que tengan validez legal deben estar debidamente certificados en los términos del artículo
37 antes citado, cuya mayor claridad respecto de la certificación la pueden encontrar en el Decreto 2270 de
2019 compilado en el anexo No. 6 del DUR 2420 de 2015, no simplemente firmados, por cuanto no cumplirían
con el mandato legal de la certificación con forme a la Ley 222 de 1995 a que se ha hecho referencia.
Una vez certificados en debida forma los estados financieros, se le entregan al revisor fiscal para que conforme
al artículo 207, 208 del Código de Comercio y el artículo 38 ya mencionado proceda a su correspondiente
dictamen.
Los estados financieros junto con sus notas, deberán presentarse para la aprobación de la asamblea general
atendiendo lo establecido en los artículos 45 y 46 de la Ley 222 de 1995.
En cuanto a las preguntas 2, 3 y 4, y teniendo en cuenta que no hay contabilidad por los años 2019 a 2023,
le recomendamos atender el concepto 2020-0734 mediante el cual el CTCP, con relación a la reconstrucción
de la contabilidad, concluyó:
“(…) La obligación de llevar la contabilidad en todo negocio es del comerciante tal como lo establece el artículo
19 del Código de Comercio; si se trata de una persona jurídica también le asiste la responsabilidad como lo señala
el artículo 45 de la Ley 190 de 1995, correspondiéndole a los administradores el cumplimiento de los deberes
ordenados por el artículo 23 de la Ley 222 de 1995 y por tanto al Contador en su condición de asesor o consultor
contable, contador del ente económico o jefe de contabilidad, le corresponde prestar sus servicios profesionales
en los términos que se hayan acordado en el contrato respectivo.
La Ley 43 de 1990, reglamentaria de la profesión contable en Colombia, por la cual se adiciona la Ley 145 de
1960, en sus artículos 41 a 51 establece las directrices que deben observarse en “las relaciones del contador
público con los usuarios de sus servicios”, y en relación con sus colegas los artículos 54 al 62 establecen, los
parámetros que debe atender todo Contador Público.
El Decreto 2270 de 2019 incorpora en su anexo No. 6-2019 a partir del artículo 17 en relación con la
conservación, destrucción y reconstrucción de la contabilidad por pérdida de ésta, las pautas generales que deben seguirse, al cual recomendamos acudir para su aplicación o recomendación en cuanto al representante
legal de la empresa, para que se proceda en consecuencia, en relación con el aspecto contable a que se hace
referencia en la consulta (…)” Subrayado fuera de texto.
Respecto de la reconstrucción de la contabilidad, tenemos lo siguiente:
Situación Comentario
¿Qué hacer cuando existe una pérdida
de los libros de contabilidad?
Debe denunciarse la situación ante las autoridades competentes
(lo anterior también incluye la pérdida de la base de datos del
programa contable). Art. 18, anexo 6, DUR 2420 de 2015.
¿Qué tiempo tiene una entidad para
reconstruir los libros de contabilidad?
La práctica mercantil y el Decreto 2270 de 2019 establecen que
dentro de los seis meses siguientes a su pérdida deben
reconstruirse.
¿Qué procedimiento debe utilizarse
para la reconstrucción?
La contabilidad debe reconstruirse utilizando los comprobantes
de egreso impresos (comprobantes de egresos, recibos de caja,
etc.,), copias de seguridad anteriores, estados financieros
certificados y dictaminados de periodos anteriores, auxiliares de
cuentas impresos o almacenados otros medios, soportes de
proveedores y clientes, entre otros.
¿Qué sucede cuando no es posible
reconstruir la contabilidad a partir de
documentos?
Debe realizarse un inventario de activos y pasivos a una fecha de
corte, y tomarse como saldo inicial en la fecha del inventario.
Mediante Orientación Profesional No. 005 de 2003, el CTCP recomendó lo relacionado con la reconstrucción
de la contabilidad, conforme a las normas vigentes en esa época, que recomendamos para el caso consultado,
aplicarla, la cual es concordante con lo establecido hoy en el Decreto 2270 de 2019 a que se ha hecho
referencia y como puede estudiarse en el artículo 18 del anexo 6 del DUR 2420 de 2015, ya mencionado.
Obviamente los hechos anteriores deberán revelarse dentro de las notas a los estados financieros, para
conocimiento de los asambleístas que deben aprobarlos y de cualquier usuario de los mismos.
En cuanto a las pregunta No. 5 Corresponde únicamente al revisor fiscal conforme a su juicio profesional
formado y fundamentado con los papeles de trabajo, quien teniendo en cuenta los artículos y las obligaciones
legales ya comentadas, concluirá la forma en que deberá emitir su opinión, toda vez que dicha opinión o
dictamen conlleva la fuerza de la fe pública a que se refiere el artículo 10 de la Ley 43 de 1990.
Respecto de la aprobación de los estados financieros, de la pregunta No. 6, es la asamblea quien debe seguir
los lineamientos establecidos por el Código de Comercio y los Estatutos de la sociedad para tomar dicha
decisión.
Acerca de la pregunta No. 7, la Ley 43 de 1990 respecto del contador, señala las responsabilidades que le
son propias, agregadas con las que señala el Código de Comercio para el Revisor Fiscal. Respecto de los
administradores dichas responsabilidades taxativamente también, las señala el artículo 24 de la Ley 222 de
1995.
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