Tenemos entonces que la sociedad que reforma los estatutos para cambiar de domicilio, no
tiene afectación alguna en su estado jurídico y, por ende, tiene plena capacidad jurídica.
RESPONSABILIDADES GERENCIALES EN REGISTRO DE ACTOS EN CÁMARA DE COMERCIO
OFICIO SUPERSOCIEDADES 220-168674 DEL 04 DE AGOSTO DE 2022
RESPONSABILIDADES GERENCIALES EN REGISTRO DE ACTOS EN CÁMARA DE COMERCIO
Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia, por medio de la cual
plantea las siguientes inquietudes:
“1. ¿Cuál es el estado jurídico de una sociedad cuya matrícula mercantil ha sido
cancelada por cambio de domicilio y la cámara de comercio del nuevo domicilio no
ha efectuado la inscripción de la misma?
2. ¿Cuál es la consecuencia jurídica de no tener registro mercantil por cambio de
domicilio?
3. ¿La persona jurídica cuya matrícula mercantil fue cancelada por cambio de
domicilio tiene capacidad jurídica?”
(….)
Así mismo, es necesario anotar que la Ley 2069 de 2020, en el artículo 70, le asigno a la
Superintendencia de Sociedades a partir del 1 de enero de 2022, las competencias que
tenía a su cargo la Superintendencia de Industria y Comercio, para ejercer la inspección,
vigilancia y control de las Cámaras de Comercio, así como las previstas en los artículos 27,
37 y 94 del Código de Comercio respecto del registro mercantil, el ejercicio profesional del
comercio y la apelación de los actos de registro.
Con base en lo señalado, le compete a esta Entidad absolver las consultas de carácter
general relacionadas con los asuntos referidos, sin perjuicio de la autonomía de las cámaras
de comercio en relación con las competencias que le han sido expresamente asignadas.
Con el alcance indicado, este Despacho procede a responder sus inquietudes en los
siguientes términos:
Respecto de la matricula mercantil, la Superintendencia de Sociedades ha expresado lo
siguiente:
“(…)
“a. Artículo 19 del Código de Comercio:
ARTÍCULO 19. Es obligación de todo comerciante:
1) Matricularse en el registro mercantil; (…).”
b. Artículo 33 del Código de Comercio
ARTÍCULO 33. La matrícula se renovará anualmente, dentro de los tres primeros
meses de cada año. El inscrito informará a la correspondiente cámara de comercio
la pérdida de su calidad de comerciante, lo mismo que cualquier cambio de domicilio
y demás mutaciones referentes a su actividad comercial, a fin de que se tome nota
de ello en el registro correspondiente. Lo mismo se hará respecto de sucursales,
establecimientos de comercio y demás actos y documentos sujetos a registro.”
c. Artículo 35 del Código de Comercio:
“ARTÍCULO 35. Las cámaras de comercio se abstendrán de matricular a un
comerciante o establecimiento de comercio con el mismo nombre de otro ya inscrito,
mientras éste no sea cancelado por orden de autoridad competente o a solicitud de
quién haya obtenido la matrícula.
En los casos de homonimia de personas naturales podrá hacerse la inscripción
siempre que con el nombre utilice algún distintivo para evitar la confusión.”
d. Artículo 37 del Código de Comercio:
“ARTÍCULO 37. La persona que ejerza profesionalmente el comercio sin estar
inscrita en el registro mercantil incurrirá en multa hasta de diez mil pesos, que
impondrá la Superintendencia de Industria y Comercio, sin perjuicio de las demás
sanciones legales.
La misma sanción se aplicará cuando se omita la inscripción o matrícula de un
establecimiento de comercio.”
(…)
f. Artículo 86, numeral 3 del Código de Comercio:
“ARTÍCULO 86. Las cámaras de comercio ejercerán las siguientes funciones:
(…)
3) Llevar el registro mercantil y certificar sobre los actos y documentos en él inscritos,
como se prevé en este Código;
(…)”.
g. Artículo 124 de la Ley 6 de 1992, modificado por el artículo 145 de la Ley 1955 de
2019:
“ARTÍCULO 124. TARIFAS A FAVOR DE LAS CÁMARAS DE COMERCIO. El
Gobierno nacional fijará el monto de las tarifas que deban sufragarse en favor de las
Cámaras de Comercio por concepto de las matrículas, sus renovaciones,
cancelaciones e inscripciones de los actos, libros y documentos que la ley determine
efectuar en el registro mercantil, así como el valor de los certificados que dichas
entidades expidan en ejercicio de sus funciones.
Para el señalamiento de los derechos relacionados con la obligación de la matrícula
mercantil y su renovación, el Gobierno nacional establecerá tarifas diferenciales en
función del monto de los activos o de los ingresos de actividades ordinarias del
comerciante o del establecimiento de comercio, según sea el caso, con base en el
criterio más favorable para la formalización de las empresas.
Las cuotas anuales que el reglamento de las Cámaras de Comercio señale para los
comerciantes afiliados son de naturaleza voluntaria.
PARÁGRAFO. Los derechos relacionados con la obligación de la matricula mercantil
y su renovación en el caso de personas naturales que realicen una actividad
comercial, serán establecidos en función del monto de los activos o de los ingresos
relacionados con el desarrollo de su actividad comercial.”
h. Decreto 1074 de 2015 modificado por el Decreto 2260 de 2019:
“ARTÍCULO 2.2.2.46.1.1. Derechos por registro y renovación de la matrícula
mercantil. La matrícula de los comerciantes y su renovación en el registro público
mercantil, será liquidada anualmente (…)
1. Derechos por registro de la matrícula mercantil. El registro en la matrícula mercantil
causará los siguientes derechos, liquidados de acuerdo con el monto de los activos
(…)
2. Derechos por renovación de la matrícula mercantil. Se ajustará a UVT la tarifa que
se causa anualmente por renovación de la matrícula de los comerciantes, la cual será
liquidada de acuerdo con la siguiente tabla (…)
ARTÍCULO 2.2.2.46.1.2. Derechos por registro de matrícula de establecimientos,
sucursales y agencias. La matrícula mercantil de establecimientos de comercio,
sucursales y agencias, así como su renovación, causará los siguientes derechos,
según el nivel de activos vinculados al establecimiento
(…)
ARTÍCULO 2.2.2.46.1.3. Derechos por cancelaciones y mutaciones. La cancelación
de la matrícula y las mutaciones referentes a la actividad mercantil causarán los
siguientes derechos…”.
i. Decreto 1074 de 2015, que incorpora el artículo 51 Decreto 2042 de 2014:
“ARTÍCULO 2.2.2.38.6.5. Cancelación de matrícula mercantil con pago de años no
renovados. En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 35 del Código de Comercio,
la matrícula mercantil se cancelará definitivamente a solicitud de quien la haya
obtenido una vez pague los derechos correspondientes a los años no renovados, los
cuales serán cobrados de acuerdo con la tarifa vigente en cada año causado.”
Con el marco normativo relacionado es posible entender la naturaleza de la
obligación de inscripción de todo comerciante en el Registro Mercantil, la obligación
de renovar anualmente su matrícula mercantil y su relación con la solicitud de
cancelación de la misma, con el propósito de actualizar la información que se revela
al público general.
El comerciante debe cumplir con la ley comercial simplemente por encontrarse en los
supuestos de hecho de la norma. A su vez, mientras mantenga su calidad, está
obligado a inscribirse en el registro mercantil y a renovar anualmente su matrícula
mercantil.
El incumplimiento de este deber normativo acarrea como consecuencia jurídica la
imposición de sanciones, previo agotamiento del debido proceso y del derecho de
defensa. Como se encuentra establecido en las normas transcritas, la competencia
para imponer la sanción corresponde a la Superintendencia de Sociedades, en los
términos del artículo 33 del Código de Comercio y del artículo 70 de la Ley 2069 de
2020.
En la inscripción y la renovación anual de la Matrícula Mercantil o en la solicitud de
cancelación de dicha matrícula, es exigida la gestión diligente del destinatario de la
inscripción so pena que la omisión de dichos registros pueda ser utilizada en su
contra, por razón de los efectos de oponibilidad del Registro Mercantil.
(…)”
Tenemos que, en cumplimiento de la ley mercantil, es obligación de los comerciantes
proceder a renovar anualmente la matricula mercantil en la cámara de comercio. Es una
labor que le compete realizar única y exclusivamente al empresario quien debe actuar de
manera diligente en el cumplimiento de dicha tarea.
De darse el incumplimiento por parte del comerciante de no renovar la matricula mercantil,
esto traerá como consecuencia la imposición de sanciones, previo el adelanto de un debido
proceso ajustado a las normas legales.
Del mismo modo, como fue anotado, a la Superintendencia de Sociedades, por mandato
legal, le corresponde imponer las sanciones pertinentes conforme a las funciones otorgadas
por el artículo 70 de la Ley 2069 de 2020.
Así mismo, la Superintendencia de Sociedades, respecto del cambio de domicilio de una
sociedad, mediante Circular Externa, impartió las siguientes instrucciones a las Cámaras
de Comercio:
“(…)
1.3.7. Aspectos relativos a otras inscripciones.
1.3.7.1. Sobre la inscripción del cambio de domicilio del comerciante. Para la
aplicación de las siguientes instrucciones, entiéndase por:
– Número de matrícula local. Número que la cámara de comercio respectiva asigna
internamente al expediente de cada comerciante y que figura como su número de
matrícula mercantil.
– Número Único de Identificación Nacional. Número que contiene como parte
principal el número de la cédula de ciudadanía si se trata de persona natural o el
Número de Identificación Tributaria (NIT) u otro número de identificación nacional
adoptado de manera general, si es persona jurídica, el cual constituye el número de
matrícula nacional del comerciante.
– Cámara de comercio de origen. En el marco de una solicitud de inscripción de
traslado de domicilio, es la cámara de comercio en donde la persona jurídica
solicitante registró inicialmente su domicilio social y en la cual inscribe todas las
actuaciones sujetas a registro.
– Cámara de comercio de destino. En el marco de una solicitud de inscripción de
traslado de domicilio, es la cámara de comercio a la cual, la persona jurídica está
trasladando su domicilio social y será la entidad cameral que en adelante llevará las
actuaciones sujetas a registro.
Las cámaras de comercio seguirán las siguientes reglas en el cambio de domicilio de
una persona natural o jurídica:
– La inscripción del cambio de domicilio no comprende la cancelación de su número
único de identificación nacional.
– El cambio de domicilio no implica control de homonimia, no causa derechos de
cancelación de matrícula local, ni derechos de matrícula en la cámara de comercio
del nuevo domicilio.
– Cuando se inscriba el cambio de domicilio, la cámara de comercio de origen deberá
cancelar el número de matrícula local y la cámara de comercio de destino asignará
un nuevo número de matrícula local.
– Para proceder a la inscripción de la cancelación de la matrícula local, la cámara de
comercio de origen deberá verificar que el comerciante se encuentre al día en el pago
de su renovación, inclusive en el año en que solicita su cancelación, salvo que realice
la petición dentro del plazo legal, por cuanto en este evento podrá no renovar la
matrícula de ese último año en la cámara de comercio de origen, pero si lo deberá
hacer en la cámara del nuevo domicilio. Los derechos de renovación que se paguen
en la cámara de comercio de origen, le pertenecen a ella.
Si se efectúa el pago de la renovación en la cámara de comercio de origen, no se
generará el cobro por el mismo concepto en la cámara de comercio del nuevo
domicilio.
– La reforma de cambio de domicilio se inscribirá en la cámara de comercio de origen
(esta cámara cobrará los derechos de inscripción correspondientes) y en la cámara
de comercio del nuevo domicilio. Al momento de efectuar la solicitud de inscripción
del traslado de domicilio, el comerciante deberá indicar, so pena de que no se radique
su solicitud, los datos de dirección física y el teléfono del nuevo domicilio, sin que
esto genere un cobro adicional. Si el usuario insiste en que se reciba la petición sin
cumplir con esa exigencia, se radicará, sin embargo, se emitirá requerimiento, en el
que se le solicite como requisito para el registro que informe los datos del nuevo
contacto.
Contra la inscripción del cambio de domicilio en la cámara de comercio de origen,
procederán los recursos administrativos de reposición y en subsidio de apelación en
los términos que definen las normas vigentes sobre la materia. Por el contrario, la
inscripción de ese cambio de domicilio en la cámara de comercio del nuevo domicilio,
por ser un acto administrativo de trámite, no estará sujeto a recurso alguno.
Si la cámara de comercio de origen decide tramitar el recurso interpuesto contra la
inscripción del cambio de domicilio, deberá informar esta decisión a la cámara de
comercio del nuevo domicilio de manera inmediata, para que esta se abstenga de
efectuar la inscripción. En caso de haberla efectuado, dentro de los certificados
deberá dejar constancia de los recursos que se tramitan contra el registro del cambio
de domicilio y omitirá la expedición de certificados de la entidad o la persona natural
hasta tanto se decidan los recursos administrativos.
En atención a que los recursos administrativos se tramitan en el efecto suspensivo,
mientras se desatan estos, la competencia para la expedición de los certificados será
de la cámara de comercio de origen, para lo cual ésta actualizará los mismos y dejará
constancia de los recursos procedentes y sus efectos.
Una vez se resuelvan los recursos, la cámara de comercio de origen informará a la
cámara de comercio del nuevo domicilio para que proceda, según sea del caso.
Si se confirma la inscripción del cambio de domicilio, la cámara de comercio de origen
inscribirá la resolución quedando en firme las inscripciones efectuadas y enviará de
manera inmediata a través del RUES la resolución a la cámara de comercio del nuevo
domicilio para que proceda de conformidad.
Si finalmente se revoca la inscripción del cambio de domicilio, se inscribirá la
resolución y se enviará de manera inmediata a través del RUES la resolución a la
cámara de comercio del nuevo domicilio para que se abstenga de inscribir (si no lo
había hecho) o para que revoque la inscripción efectuada.
La asignación de la nueva matrícula local y la inscripción del cambio de domicilio en
la cámara de comercio del nuevo domicilio, no generará ningún derecho de
inscripción.
Una vez inscrito el cambio de domicilio, dentro de los cinco (5) días hábiles
siguientes, la cámara de comercio de origen enviará a través del RUES a la cámara
de comercio del nuevo domicilio, los formularios de matrícula y/o renovación, los
documentos inscritos, la relación de todas las inscripciones, incluida una constancia
de los libros que se encuentran inscritos antes de la cancelación de la matrícula y el
último certificado de existencia y representación legal de la sociedad, antes de que
se hubiera inscrito el cambio de domicilio.
La cámara de comercio del nuevo domicilio deberá hacer la inscripción del
documento de cambio de domicilio, sin costo alguno para el peticionario y a esta
inscripción quedarán asociados todos los documentos inscritos en la cámara de
comercio de origen.
No se efectuará un nuevo control de legalidad y por esta razón, este acto
administrativo de registro se considera de trámite, contra el cual no procede recurso
alguno. Para este último efecto, la cámara de comercio que recibe dejará constancia
en el certificado de que los documentos ya habían sido inscritos en la cámara de
comercio de origen respecto de la información que deba certificar.
La cámara de comercio que recibe asignará un nuevo número de matrícula local
sobre el último formulario diligenciado por el comerciante y la dirección y teléfono que
este relacionó cuando radicó el traslado en la cámara de comercio origen. La cámara
de comercio que envía a través del RUES los documentos ya mencionados, dejará
constancia de este hecho en los registros o controles que para el efecto tenga
establecido. Las certificaciones serán expedidas por la cámara de comercio de la
nueva jurisdicción.
En los cambios de domicilio de las personas naturales, la cámara de comercio de
origen inscribirá en el Libro XV la novedad, entendiéndose como una mutación, (esta
cámara de comercio es la que cobrará los derechos de inscripción correspondientes).
No causará derechos de cancelación de matrícula local, ni derechos de matrícula en
la cámara de comercio del nuevo domicilio y, en general, se aplicarán las mismas
reglas anteriormente señaladas para las personas jurídicas, en lo que sea
compatible.
El cambio de domicilio no aplica para los establecimientos de comercio.
(…)”.
Ubicados en el amplio escenario descrito, se procede a responder las tres inquietudes
planteadas dentro de un solo contexto, toda vez que guardan estrecha relación:
“1. ¿Cuál es el estado jurídico de una sociedad cuya matrícula mercantil ha sido
cancelada por cambio de domicilio y la cámara de comercio del nuevo domicilio no
ha efectuado la inscripción de la misma?
2. ¿Cuál es la consecuencia jurídica de no tener registro mercantil por cambio de
domicilio?
3. ¿La persona jurídica cuya matrícula mercantil fue cancelada por cambio de
domicilio tiene capacidad jurídica?”
La sociedad mercantil que, en un momento determinado, por decisión del máximo órgano
social, mediante reforma estatutaria aprobada con el quorum y la mayoría requerida para tal
efecto, decide cambiar de domicilio social, no cancela con ello su número único de
identificación nacional y su situación jurídica no sufre variación alguna desde el punto de
vista de su existencia y capacidad.
La cámara de comercio donde inicialmente la sociedad tenía su domicilio social debe
proceder a cancelar el número de la matricula local vigente y remitir la totalidad de los
documentos de la sociedad señalados en la referida Circular Externa, por lo que, seguido a
ello o de manera concomitante a la cancelación, la cámara de comercio donde la compañía
tendrá su nuevo domicilio, necesariamente debe asignar una nueva matricula local y anexar
a este la documentación correspondiente que envíe la cámara de comercio de origen.
Tenemos entonces que la sociedad que reforma los estatutos para cambiar de domicilio, no
tiene afectación alguna en su estado jurídico y, por ende, tiene plena capacidad jurídica.
RESPONSABILIDADES GERENCIALES EN REGISTRO DE ACTOS EN CÁMARA DE COMERCIO
